Por qué su negocio debería estar utilizando sistemas de pago automatizados

Su negocio necesita sistemas de pago automatizados

La gestión de las finanzas empresariales a veces resulta desafiante y, sin un sistema financiero sólido y una estrategia bien definida, tu negocio podría caer en el caos. Con la ayuda de una solución de pagos automatizada, podrías ahorrar tiempo, dinero y optimizar tus operaciones. En la era de la inteligencia artificial, nuestras tecnologías de pago automatizado están más avanzadas que nunca.

Pero, ¿cómo funcionan exactamente estas plataformas y siempre vale la pena utilizarlas?

¿Cómo funcionan los sistemas de pago automatizados?

De todos modos, ¿qué es exactamente un sistema de pago automatizado para empresas?

Tu empresa es responsable de realizar pagos a innumerables proveedores. Si se trata de una empresa grande o complicada, es posible que debas procesar cientos o incluso miles de pagos todos los días.

Por lo general, esto se hace de manera tediosa y manual. El equipo de contabilidad se encarga de revisar cada factura, realizar pagos, solucionar problemas, entre otras tareas.

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Un sistema de pago automatizado intenta simplificar, agilizar y, en muchos aspectos, eliminar la necesidad de intervención humana. A través de este tipo de sistema, tu empresa podrá pagar facturas electrónicamente en lugar de utilizar cheques en papel. Podrá procesar y aprobar pagos para múltiples facturas en lotes, en lugar de revisarlas una a una. Tu empresa podrá utilizar diferentes métodos de pago, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito virtuales y transferencias ACH, para cumplir con los requisitos de tus proveedores.

Como podrás imaginar, hay muchos tipos diferentes de sistemas de pago automatizados disponibles para que las empresas los adopten. Las características varían de una plataforma a otra, pero la mayoría de los sistemas de pago automatizados tienen fundamentos similares.

Las ventajas y desventajas de los sistemas de pago automatizados

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar un sistema de pago automatizado?

Estas son las ventajas:

• Ahorro de tiempo. La mayor ventaja es seguramente el ahorro de tiempo. A gran escala y a largo plazo, una solución de pago automatizada puede ahorrar cientos o incluso miles de horas de trabajo a tu organización. Esto podría evitar que necesites contratar a más personal. Podría liberar a los miembros de tu equipo para que se centren en responsabilidades más importantes. Y lo más importante, te ahorra dinero en mano de obra.
• Ahorro de costos. Ahorrar dinero en mano de obra es solo el comienzo. Debido a que estos sistemas de pago son rápidos, fáciles y pueden agrupar pagos juntos, generalmente vienen con costos de transacción más bajos. Si sumas todos los elementos que te permiten ahorrar costos en tu plataforma, no es difícil ver por qué una solución de pago automatizada puede pagar por sí misma.
• Reducción de errores humanos. Una mejor tecnología financiera puede reducir en gran medida la posibilidad de errores humanos en tus operaciones diarias. Obviamente, los errores aún son posibles, pero son mucho menos probables con una máquina automatizada y eficiente. Los errores en las facturas podrían convertirse en algo del pasado.
• Mejor transparencia. Los buenos sistemas de pago automatizados tienen un seguimiento y una generación de informes exhaustivos, lo que te brinda total transparencia en cada paso del proceso. Si algo sale mal, podrás averiguar por qué. Si estás buscando análisis contables más avanzados, también podrás obtenerlos.
• Mejor seguridad. En muchos aspectos, los pagos automatizados son mucho más seguros que los pagos manuales. Hay menos intervención humana en cada paso y el proceso es tan rápido y fluido que hay menos oportunidades para el fraude.
• Cierre financiero más rápido. Algunas empresas adoran la ventaja de un cierre financiero más rápido. Gracias a todo el tiempo que ahorrarás, podrás cerrar tus pagos en tiempo récord.
• Mejores relaciones con los proveedores. Tus proveedores también apreciarán tu sistema de pago automatizado; recibirán su dinero más rápido y tendrán menos preocupaciones. En algunos casos, incluso podrán elegir cómo quieren ser pagados.

No hay muchas desventajas a considerar, siempre y cuando elijas la mejor plataforma:

• Precio. La mayoría de las soluciones de pago automatizado no son gratuitas. Dependiendo de lo que estés buscando, es posible que debas pagar hasta varios cientos de dólares cada mes por esta solución. Pero considerando cuánto tiempo y dinero probablemente ahorrarás, esta inversión suele valer la pena.
• La implementación inicial. Algunas empresas tienen dificultades para implementar una plataforma como esta al principio. Si tu equipo está acostumbrado a emitir pagos de manera manual o si ya tienes muchos tipos diferentes de software de contabilidad en uso, esto puede presentar desafíos técnicos y frustrantes para las personas de tu organización que se resisten al cambio. Sin embargo, con una preparación adecuada, puedes mitigar este problema potencial.
• Errores técnicos. Los errores técnicos pueden ser un factor complicante para casi cualquier tipo de tecnología, y las soluciones de pago automatizado no son una excepción. Errores de programación, mal uso por parte del usuario y otras fallas pueden presentar desafíos temporales que deben superarse.

Cómo elegir el mejor sistema de pago automatizado

Una de las advertencias aquí es que solo obtendrás los mayores beneficios de los pagos automatizados si eliges la mejor plataforma para tu negocio.

Estas son las variables más importantes a considerar en este aspecto:

• Funciones principales. Tu consideración más importante debe ser las funciones principales asociadas con esta plataforma. ¿Qué tipos de pagos están disponibles? ¿Cómo configuras pagos automáticos? ¿Qué otras funciones están disponibles? ¿Qué soporte hay para la transparencia y reporte de datos?
• Usabilidad. Tu sistema de pago automatizado puede ser capaz de hacer la mayoría del trabajo en cuanto a tus pagos, pero los seres humanos aún serán responsables de usarlo a diario. Por lo tanto, también debes pensar en la usabilidad. ¿Será relativamente simple capacitar y educar a las personas sobre cómo usar esta plataforma? ¿Se beneficiarán los miembros de tu personal al usarla?
• Compatibilidad. ¿Qué tal la compatibilidad? ¿Esta plataforma se integra con otras plataformas de contabilidad que ya estás utilizando? ¿Cómo encaja en el resto de tu conjunto de tecnología?
• Confiabilidad. La automatización solo es beneficiosa si es confiable. ¿Esta plataforma tiene un historial demostrado de éxito? ¿Hay suficientes buenas reseñas y testimonios?
• Precios. Obviamente, tendrás que pensar en los precios. Algunas plataformas de automatización son más caras que otras; pueden valer el dinero extra, pero eso depende de ti decidirlo.
• Soporte y resolución de problemas. ¿Qué sucede si algo sale mal? ¿Hay un servicio al cliente adecuado disponible para ayudarte a resolver posibles problemas?
• Ruta de desarrollo. Finalmente, encuentra y considera la ruta de desarrollo. ¿El equipo de desarrollo parece estar enfocado en brindar soporte continuo para la plataforma? ¿Hay nuevas características interesantes en proceso?

Prácticas adicionales recomendadas

También hay algunas prácticas adicionales recomendadas que debes seguir al usar un sistema de pago automatizado para tu negocio:

• Asegura un lanzamiento sin problemas. La nueva tecnología no siempre es una adición puramente buena para tu negocio. Puede haber ciertos desafíos que impidan que tu negocio integre este software con otro software de contabilidad que estés usando. Puede ser difícil convencer a los miembros de tu personal de que vale la pena usar esta plataforma, o difícil capacitarlos para usarla. Pero con una adecuada planificación proactiva, puedes mitigar la mayoría de estos problemas y asegurar un lanzamiento sin problemas.
• Ofrece múltiples opciones de pago. Dentro de tu plataforma de pagos automatizados, es posible que tengas la opción de qué tipos de pagos ofrecer. En general, cuanto más flexibles seas, mejor será para tus proveedores, así que ofrece múltiples opciones de pago si puedes.
• Prueba y monitorea regularmente. La automatización es increíblemente valiosa y, en muchos casos, casi perfectamente confiable. Pero aún es una buena idea tener algunos controles y equilibrios humanos en su lugar; prueba y monitorea tu software regularmente para asegurarte de que esté funcionando como se pretende.

Con mejores sistemas de pago automatizados en su lugar, tu negocio puede ahorrar tiempo, ahorrar dinero, reducir errores humanos y hacer más felices a tus proveedores. Hay algunos costos y las integraciones iniciales pueden ser técnicamente desafiantes, pero esta es una inversión que puede ser rentable para casi cualquier negocio que realice pagos a gran escala.

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